MEMBER LIAISON

Tokyo American Club　(東京アメリカンクラブ)

Company

Tokyo American Club　(東京アメリカンクラブ)

Job ID

154480

Location

港区麻布台, Tokyo, Japan

Post date

Dec 26, 2024

Industry

Tourism / Travel / Hospitality

Function

Executive Assistant, Secretarial, Receptionist

Work Type

Full Time / Experienced (Non-Manager)

Salary

¥280,000 ~ ¥350,000 / Month

This position is responsible for full cycle of Member’s new entry, change of types of the memberships, and resignations. Membership Office is the team that makes first and last impression of Tokyo American Club as whole, therefore high sense of hospitality and accuracy and attention to details for are required.

Responsibility：
•　Greeting and making cards for members at the counter
•　Respond promptly to incoming calls and emails, address inquiries and provide accurate information to members.
•　Explain membership application procedures and benefits to prospective members.
•　Guide members through the application process for Temporary Visiting Family, Adult Family, Domestic Helper, and Bona Fide membership, resignations, and membership conversions.
•　Provide support in organizing monthly interview receptions and new member orientations.
•　Input all received applications in the membership database system, update member information accurately and in a timely manner.
•　Provide administrative support including office inventory management, document scanning and filing, web account maintenance.
•　Any ad-hoc duties to support supervisor or manager

お仕事内容：
•　カウンターでの会員への挨拶やメンバーシップカード作成
•　電話やメールでの問い合わせに迅速に対応し、会員に正確な情報を提供
•　入会希望者に入会申込手続きと特典を説明
•　既存会員の各申請手続き（ex. テンポラリービジティングファミリー、アダルトファミリー、国内アシスタント、正　　　　　　　規会員, 退会, 会員登録変更）
•　毎月の面接レセプションと新会員オリエンテーションの開催をサポート業務
•　会員データベースシステムにすべての入会申込書を入力し、会員情報を正確かつタイムリーに更新する
•　オフィスの在庫管理、書類のスキャンとファイリング、ウェブアカウントのメンテナンスなど、事務的なサポート
•　上司やマネージャーをサポートするための臨時業務

Required:
• Experience: Minimum 3 years of customer service experience, preferably in luxury hospitality industry.
• PC Skill: Basic computer knowledge in MS Excel, Word and Outlook
• Strong interpersonal skill (in person, virtual or over e-mails)
• English: Above Business level
• Japanese: Business level

募集要項
• 経験: 3年以上の社会人経験
• 基本的なPCスキル（MS エクセル、ワード、アウトルック）
• 高いコミュニケーション能力（対面、リモート、メール）　　
• 英語: ビジネスレベル以上
• 日本語: ビジネスレベル以上